Manoeuvres de contournement

Vote utilisateur: 5 / 5

Etoiles activesEtoiles activesEtoiles activesEtoiles activesEtoiles actives
 

*Comment les entreprises peuvent-elles affronter le problème ?

Obtenir un certificat ou une attestation de la part de son prestataire, ou faire certifier votre CMS dans sa configuration de production est évidemment la solution idéale.

Si la mise en place de la solution a été effectuée par un prestataire et qu’il est en mesure de vous fournir une attestation en règle c’est la solution à privilégier.

Sinon (prestataire n’ayant pas le statut d ‘éditeur de logiciel de caisse…, ou mise en place du CMS par votre équipe interne), il va vous falloir sortir une jolie somme pour obtenir un certificat auprès de l’un des deux organismes accrédités. Si votre CA est de moins de quelques centaines de milliers d’Euro cela n’en vaut certainement pas la peine. D’autant que vous aller peut-être devoir recertifier votre logiciel à chaque montée de version de votre CMS, ou d’un de ses modules en lien avec la fonction "caisse".

Si vous n’en avez pas les moyens il vous faut alors réfléchir à d’autres possibilités.

Les manœuvres de contournement ....

Il est important de rappeler que seuls les "logiciels de caisse" sont soumis à l'obligation de certification. Un logiciel de caisse [1] sert à enregistrer les opérations associés aux ventes de produits/services [2]. Dans le cas de logiciels comportant plusieurs modules (Gestion commerciale, compta, CMS...) seules la partie "caisse" est soumise à certification. Il est aussi important de se souvenir que la loi n'impose pas l'usage d'un "logiciel de caisse", et qu'il est possible de gérer "sur papier" sa "caisse" (voir "Tenir votre caisse").

Voici les quelques solutions qui nous viennent à l’esprit. Cette liste ne constitue par un guide, ni un incitation d’aucune sorte de notre part. C’est juste le fruit de notre réflexion. La validation de ces solutions sur le plan juridique est à vérifier en fonction des situations respectives de chaque entreprise.

  • Migrer de l’open-source vers des logiciels fermés ou une plate-forme Saas (…français et certifiés, bien évidemment…). Migrer un site est toujours très coûteux…et les éditeurs Saas prélèvent de fortes commissions sur les ventes. De même les logiciels « fermés » ont des coûts de licence et de maintenance annuels qui peuvent les rendre inaccessibles pour les TPE ou les PME. Dans le cas du Saas il faut aussi considérer les aspects "temporels". En effet, la loi impose que vous puissiez fournir vos informations de caisse pendant de nombreuses années (au moins 6 ans...), or, comment se déroule l'archivage et l'accès à vos données de caisse si vous avez changé de prestataire Saas ou lorsque votre prestataire fait faillite ? Les offres Saas possèdent des atouts....mais une fois que votre activité est entre leurs mains vous êtes dans une situation de dépendance qui dépasse l'entendement !
  • [*]Mettre en place un couple CMS Open-source + logiciel de caisse conforme (type EBP…) [1] [2] [3] : conservez le CMS open-source pour la partie front-end et déléguez les opérations de back-office liées à la caisse (encaissement des commandes, factures, remboursements commandes ….) au logiciel certifié. Mais intégrer et synchroniser les deux produits est compliqué, et la maintenance en condition opérationnelle de ce duo ne sera pas toujours simple. Il serait aussi possible de ne pas mettre d'outil de "synchronisation de flux" entre le CMS et le logiciel externe de gestion de caisse ... et de saisir les transactions (commandes que vous avez acceptés et qui on été réglées ou sont en attente de règlement ...) dans le logiciel certifié; et de mettre à jour éventuellement le statut des commandes dans le CMS, pour la bonne information du client via le site de vente. Cette architecture est d'un coût relativement élevé (de l'ordre de 500€ à 1000€/an en redevance de maintenance, en plus des coûts d'acquisition de la licence du logiciel de gestion de flux. Sans compter les frais liés aux logiciel de caisse à proprement parler), ce qui la rend envisageable uniquement dans le cas de sites ayant une activité relativement importante.
  • [*]Mettre en place un couple CMS Open-source + gestion "papier" de votre caisse [1] [4] [5] :  la loi n'impose pas l'usage d'un "logiciel de caisse". Pour les plus petits sites, qui ne font que quelques ventes par jours, il est toujours envisageable de gérer les enregistrements des ventes sur papier (voir "Tenir votre caisse")  ! Il semble suffire de désactiver [2] la production des factures et l'enregistrement des encaissements dans votre CMS et de  gérer votre "caisse"  sur papier, au moyen d'un simple "agenda / livre de caisse" à 10€, et d'un "facturier  papier" à 3,5€ TTC (la facture est obligatoire si un particulier la demande, ou si la vente est réalisée auprès d'un professionnel, ou si il s'agit d'une vente à distance "intracommunautaire" (c'est à dire Fr<-> eutre pays de l'UE).
  • Passer en «franchise de base de TVA» si le CA de votre site est inférieur au plafond et aux critères imposés par l’administration fiscale. Si vous réaliser des investissements importants alors que vous êtes en franchise de TVA vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur ces investissements….et si vous abandonner cette option ou en êtes sorti de fait (votre CA dépasse un seuil….) … vous retombez sur le même problème de logiciel certifié….. le serpent se mord la queue. Attention : cette option vous engage au moins pour 2 ans…..c’est long.
  • Liquider votre entreprise et en recréer une avec le statut de micro-entrepreneur (ex autoentrepreneur), si votre CA est faible, pour ne plus avoir à gérer la TVA. Pis-aller…. ce statut n’est pas intéressant, de notre point de vue, pour faire du e-commerce en tant qu’activité principale.  Le seul vrai avantage est la simplicité administrative découlant de ce statut. Là encore toute évolution importante du CA vous confrontera rapidement à l'obligation des faire usage d'un logiciel certifié.... encore une fois le serpent se mord la queue...Attention : les plafonds de CA permettant de conserver le statut "d'autoentrepreneur" ont  doublé le 1 janvier 2018, mais les autoentrepreneurs qui passent le seuil de la "franchise de base de TVA" sont obligés de facturer la TVA, et de se plier aux exigences qui découlent de cette obligation (...notamment en ce qui concerne les logiciels de caisse....)
  • Déplacer votre entreprise à l’étranger, dans l’UE, pour pouvoir faire du e-commerce à destination de la France sans avoir à vous conformer à ses folles obligations. Pour que le site soit dans la légalité il faut que vous obteniez un numéro de TVA en France au delà d’un certain volume de vente à destination de la France. Attention : si votre site cible exclusivement le marché français alors vous devrez tout de même vous conformer à la loi "logiciel anti-fraude" ! Cela est d'autant plus vrai si vous réalisez les expéditions vers vos clients depuis la France. L'administration aura sans beaucoup de mal à prouvez que votre entreprise, immatriculée dans autre pays, cible QUE le marché français, surtout si votre site propose des fiches produits dans plusieurs langues .... mais le risque existe, il faut donc le gérer.
  • Déplacez tout ou partie de votre entreprise hors de l’Union Européenne. Plus dur(?) que de déplacer son site dans l’UE. C’est sûrement l’une des solutions les plus compliquées sur le plan fiscal et juridique. Elle n’a d’intérêt que pour les gros sites, ou pour gérer la croissance d’un site après avoir essayez d’autres solutions. Les aspects "immatriculation"/"non immatriculation" à la TVA, les aspects logistiques (...les produits proviennent de l'étranger, ou sont expédiés depuis un entrepôt français...), les aspects douaniers, les aspects fiscaux.... Les coûts sont élevés, et la marge entre les actions « légales » et les actions « frauduleuse » est très étroite.
  • Si vous animez plusieurs sites sur des marchés de niche, que chaque site a un CA inférieur au seuil de franchise de base de TVA (… 82 800€ de CA…) , mais que ce seuil est dépassé en cumulant le CA de chaque site : restructurez votre entreprise en la scindant en plusieurs structures juridiquement distinctes :
    • une ou plusieurs structures juridiques dédiées à la vente aux particuliers, pour le ou les sites de e-commerce que vous possédez. En les plaçant en franchise de TVA vous échappez aux obligations du 1 janvier 2018. Ces structures pouvant par exemple être des EURL, SARL ou autres personnes morales. Si vous grandissez sur un marché vous pourrez toujours déplacer l’entité juridique en question à l’étranger pour échapper à l’obligation de certification des logiciels (et à d'autres "belles obligations" que nous ont pondues nos élus).
    • une structure juridique prenant en charge le stockage, la livraison et la logistique pour le compte des autres entités. Cette entreprise pourrait aussi facturer aux autres entités des prestations : marketing, maintenance informatique….Cette structure fonctionnant en tant que prestataire des autres, sera en B2B et ne sera soumise aux obligations de faire usage de logiciels de caisse certifiés. Ainsi, un vieux PrestaShop pourrait servir à enregistrer et traiter ces commandes B2B, ou un logiciel de compta/gestion très ordinaire.
  • … dernière solution… liquider purement et simplement votre activité…mais est-ce une « solution de contournement »… Non…peut-être juste la seule solution dans les cas extrêmes où la rentabilité des actions de contournement est inférieure aux coûts de mise en place de la solution.

 

Si vous avez des remarques, des idées complémentaires, une expertise vous permettant de préciser la validité de ces solutions sur le plan juridique, fiscal ou comptable.... merci de nous communiquer vos remarques sur nos adresses de Contacts


Notes :

[*] Les solutions marquées d'un astérisque semblent actuellement juridiquement "fragile", notamment en raison du point N°22 de la FAQ qui indique que "les données de l'opération doivent être inaltérable de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement...". La commande contenue dans le CMS serait donc potentiellement soumise aux contrainte de sécurisation des données imposées par la loi. A moins qu'il ne s'agisse que de la "commande validée par l'exploitant du site" telle qu'elle est entrée dans le système de caisse et qui sera par la suite associée à un encaissement.

[1] : "l'article 286 du code général des impôts(version en vigueur au 01/01/2018)" et les "points N°1, N°13 et N°14 de la FAQ de l'administration fiscale" définissent les "logiciels de caisse" comme servant à enregistrer les "opérations de ventes ou de prestation de services" réalisées avec les clients. Cependant, il n'est pas fournie de définition de ce qu'est une "opération de vente", pas plus qu'il n'est précisé à quel moment débute une "opération de vente" (...lors de la validation de la commande par le client ? lors de l'acceptation de la vente par l'exploitant du site ? lors de la réception effective du paiement ? ...). Cependant, la FAQ utilise de façon récurrente les termes "opérations de règlements"/"enregistrement des règlements", ce qui semble indiquer que l'"opération de vente" est assimilée à la survenue du "règlement". Comptablement l'enregistrement des opérations de caisse doit être effectué "au fur et à mesure de leur réalisation" dans l'outil de gestion de caisse (logiciel ou papier). Le point N°22 de la FAQ apporte cependant une précision intéressante concernant ce qu'est une donnée d'origine "enregistrée initialement" : "les données de l'opération doivent être inaltérable de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement...". De même le point N° 21 de la FAQ définit les enregistrements de règlement comme "quantité, montant, TVA, mode de règlement...".

 

[2] : en vertu du point [1] il semble possible de faire perdre au CMS sa qualité de "logiciel de caisse" en désactivant le production des factures (qui sont des pièces comptables...) et en désactivant la mémorisation des règlements des commandes.

 

[3]

Les points N°1, N°13 et N°14 de la FAQ indiquent que la loi vise les systèmes qui servent à automatiser et à mémoriser les opérations de ventes. Le point N°22 de la FAQ apporte une précision intéressante concernant ce qu'est une donnée d'origine "enregistrée initialement" : "les données de l'opération doivent être inaltérable de la prise de commande jusqu'à l'enregistrement du règlement...".

Le point N°13 de la FAQ indique également que les "balances" qui ne possèdent pas de fonction de mémorisation ne sont pas concernées, mais lorsqu'une "balance poids/prix" est en relation avec un "logiciel de caisse certifié" alors l'ensemble des produits doivent être certifiés.  Par analogie à cette architecture : cela impliquerait que la mise en place d'une solution "CMS + logiciel de caisse externe" permette de se passer de la certification du CMS que sous condition que le CMS n'ait aucune capacité de mémorisation des informations liées aux commandes  (pas de mémorisation des règlements clients, pas de production de facture...).

Un fil Twitter, lié à l'hébergeur OVH, comporte une affirmation émise par F.POMMERET selon laquelle une architecture "CMS + Logiciel de Flux + Logiciel Caisse externe" serait possible à la condition que le flux Cde+Règlement soit "temps réel, traçable et non manuel". J'ai demandé à cette personne des liens vers des textes de références étayant cette affirmation, sans réponse pour l'instant.

 

[4]  : Je n'ai pas de références légales à fournir pour étayer directement et solidement la solution évoquée.

Ci-dessous les éléments ayant incité à la formuler :

L'article "tenir votre caisse" (rien d'officiel, mais produit par un organisme comptable de bonne réputation), éclaire sur la notion comptable de "caisse", et expose les divers outils que l'on peut utiliser pour bien la tenir. Dans cet article la "caisse" enregistre les "règlements" reçues des clients (en espèces, mais aussi en CB, chèques, etc..), ainsi que les divers autres mouvements d'entrées et de sorties d'espèces. Il est intéressant de constater que l'article indique que la caisse "peut n'enregistrer que les mouvement d'espèces", et que les autres moyens de paiement n'y sont saisis que par "commodité" pour les commerçants. Cet article aborde la "caisse" sous un angle "comptable", qui n'est pas nécessairement identique à la vision "fiscale". D’ailleurs l'article 286 ne fait aucune mention de "caisse", mais fait référence à la notion d'"opérations" enregistrées sur un "livre à page numérotées" ou dans un "logiciel ou système de caisse".

A priori rien n'oblige à enregistrer et à gérer les "opérations de vente" dans le CMS, ni à considérer le CMS comme "logiciel de caisse" (si désactivation de l'enregistrement des règlements et des factures ). Il semble donc parfaitement possible de se priver de logiciel pour tout faire "sur papier". La loi ne dit ni quand, ni comment, ni par qui les "opérations" doivent être entrées dans le système de suivi. Le CMS ne sert alors qu'a enregistrer les intentions de commande du client, et à lui remonter des informations concernant le traitement de sa commande.

 

[5]  :  Ni la loi, ni la lecture qu'en fait la FAQ, n'interdisent d'abandonner l'usage d'un logiciel de caisse pour une gestion "papier" de sa caisse. Par contre il faudra de toute évidence être en mesure de prouver que sur les exercices durant lesquelles un logiciel de caisse a été utilisé ce dernier était conforme, et que les données qui y sont stockées sont toujours sécurisées et accessibles.